Eine Plattform statt immer mehr Insellösungen

Mit dem Unternehmen wächst häufig auch die Softwarelandschaft. twyz führt zentrale Prozesse und Informationen auf einer gemeinsamen Plattform zusammen bestehende Systeme können dort erhalten bleiben, wo sie weiterhin sinnvoll sind.

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Viele Programme. Ein gemeinsamer Arbeitsalltag.

Mit den Jahren kommen in Unternehmen neue Anforderungen hinzu und häufig auch neue Software. Das ERP deckt einen Teil der Abläufe ab, Kundendaten liegen in einer weiteren Anwendung, Projekte werden separat gesteuert, Dokumente an anderer Stelle abgelegt und Auswertungen zusätzlich in Excel erstellt.

Für Mitarbeitende bedeutet das im Alltag: Informationen suchen, Programme wechseln, Daten erneut eingeben und unterschiedliche Datenstände abgleichen. Was in einer kleineren Organisation noch beherrschbar war, wird mit mehr Aufträgen, Mitarbeitenden, Bereichen oder Standorten zunehmend aufwendig.

Das eigentliche Problem ist deshalb nicht die Anzahl der Programme allein. Entscheidend ist, ob Informationen dort weiterverwendet werden können, wo sie im nächsten Arbeitsschritt benötigt werden.

twyz schafft eine gemeinsame Daten- und Prozessbasis für Abläufe, die fachlich zusammengehören.

Von einzelnen Anwendungen zu gemeinsamen Abläufen

Gewachsene Insellandschaft

Informationen müssen mitwandern

Einzelne Anwendungen können ihre jeweilige Aufgabe sehr gut erfüllen. Schwieriger wird es, wenn ein Geschäftsprozess mehrere Systeme durchläuft und Informationen dabei immer wieder übertragen oder neu zusammengesucht werden müssen.

Daten mehrfach erfassen
zwischen Anwendungen wechseln
Excel-Listen ergänzend pflegen
Informationen per E-Mail weitergeben
unterschiedliche Datenstände abgleichen

Gemeinsame Plattform

Informationen bleiben im Zusammenhang

Auf einer gemeinsamen Plattform können Kunden-, Auftrags-, Projekt-, Leistungs-, Material-, Dokumenten- und kaufmännische Informationen entlang zusammenhängender Prozesse weiterverwendet werden.

Daten zentral verfügbar halten
Informationen im nächsten Prozessschritt weiterverwenden
Verantwortlichkeiten nachvollziehbar abbilden
Bearbeitungsstände leichter überblicken
zusammengehörige Abläufe auf einer Grundlage steuern

Was verändert sich, wenn Insellösungen zusammengeführt werden?

Der größte Nutzen entsteht dort, wo vorhandene Informationen im weiteren Arbeitsablauf verfügbar bleiben und nicht bei jeder Übergabe neu zusammengesucht oder mehrfach gepflegt werden müssen.

Weniger Mehrfachpflege

Informationen müssen nicht in verschiedenen Anwendungen oder Excel-Listen mehrfach gepflegt werden. Das reduziert Eingabeaufwand, Pflegeaufwand und widersprüchliche Datenstände.

Weniger Suchen und Wechseln

Mitarbeitende müssen für zusammenhängende Aufgaben seltener zwischen Programmen, Dateien und Postfächern wechseln. Relevante Informationen stehen näher am jeweiligen Vorgang zur Verfügung.

Weniger manuelle Übergaben

Daten, Dokumente und Bearbeitungsstände können im weiteren Prozess genutzt werden. Dadurch sinkt der Aufwand für manuelle Zwischenlösungen und wiederholte Übertragungen.

Mehr Transparenz

Zusammengehörige Informationen lassen sich leichter im Kontext betrachten. Aufgaben, Bearbeitungsstände und offene Punkte werden schneller nachvollziehbar.

Weniger Abhängigkeiten

Wissen steckt nicht ausschließlich in einzelnen Dateien, persönlichen Ablagen oder bestimmten Anwendungen. Prozesse und Informationen werden für weitere Beteiligte nachvollziehbarer.

Besser mit Wachstum umgehen

Mehr Aufträge, Mitarbeitende, Bereiche oder Standorte müssen nicht automatisch zu immer mehr Hilfslösungen und Abstimmung führen. Eine gemeinsame Plattform schafft eine belastbarere Grundlage für wachsende Strukturen.

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Gemeinsame Daten als Grundlage für Automatisierung und KI.

Automatisierung wird dort sinnvoll, wo Informationen, Zuständigkeiten und Prozessschritte bereits zusammenhängen. Wiederkehrende Abläufe lassen sich dadurch gezielter unterstützen und manuelle Zwischenschritte reduzieren.

Auch twyz.ai nutzt diesen Zusammenhang. Unternehmensinformationen können im jeweiligen Arbeitskontext leichter gesucht, zusammengefasst und genutzt werden – innerhalb der Berechtigungen des jeweiligen Nutzers.

Der Mehrwert entsteht durch den Zusammenhang von Daten, Prozessen und Verantwortlichkeiten.

Mehr Infos zum twyz.ai-Chat

Wo bremst Ihre Softwarelandschaft den Arbeitsalltag?

Im persönlichen Gespräch betrachten wir gemeinsam, welche Anwendungen und Prozesse heute zusammenspielen,
wo Informationen mehrfach gepflegt werden und welche Bereiche sich sinnvoll auf einer gemeinsamen Plattform zusammenführen lassen.

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Häufig gestellte Fragen

Was sind Insellösungen in Unternehmen?

Insellösungen sind einzelne Softwareanwendungen oder selbst entwickelte Hilfslösungen, die einen bestimmten Aufgabenbereich unterstützen, aber nur begrenzt mit anderen Unternehmensprozessen zusammenarbeiten. Typische Beispiele sind separate CRM-, Projekt-, Zeiterfassungs- oder Dokumentenlösungen sowie ergänzende Excel-Dateien.

Warum können viele Insellösungen zum Problem werden?

Insellösungen werden vor allem dann aufwendig, wenn Informationen zwischen verschiedenen Anwendungen mehrfach gepflegt oder manuell übertragen werden müssen. Dadurch entstehen zusätzliche Arbeitsschritte, unterschiedliche Datenstände, mehr Suchaufwand und ein steigender Abstimmungsbedarf zwischen Mitarbeitenden und Unternehmensbereichen.

Müssen bestehende Insellösungen vollständig ersetzt werden?

Nein. Nicht jede spezialisierte Anwendung muss ersetzt werden. Eine bestehende Software kann weiterhin sinnvoll sein, wenn sie einen wichtigen Zweck erfüllt. Entscheidend ist, welche Prozesse und Informationen auf einer gemeinsamen Plattform zusammengeführt werden sollten und welche Anwendungen weiterhin sinnvoll genutzt werden.

Wie kann twyz Insellösungen zusammenführen?

twyz schafft eine gemeinsame Plattform für zusammenhängende Unternehmensprozesse und Informationen. Kunden-, Auftrags-, Projekt-, Leistungs-, Material-, Dokumenten- und kaufmännische Daten können dadurch im weiteren Arbeitsablauf genutzt werden, ohne bei jedem Prozessschritt erneut erfasst oder zusammengesucht werden zu müssen.

Welche Vorteile bietet eine gemeinsame Datenbasis?

Eine gemeinsame Datenbasis reduziert Mehrfachpflege und erleichtert es, Informationen über mehrere Prozessschritte hinweg weiterzuverwenden. Mitarbeitende müssen seltener zwischen Programmen, Dateien oder E-Mail-Postfächern wechseln. Gleichzeitig werden Bearbeitungsstände, Aufgaben und zusammenhängende Informationen transparenter.

Für welche Unternehmen ist das Zusammenführen von Insellösungen besonders relevant?

Besonders relevant ist das Thema für gewachsene mittelständische Unternehmen, bei denen über Jahre mehrere Anwendungen, Excel-Dateien und manuelle Zwischenlösungen entstanden sind. Mit mehr Aufträgen, Mitarbeitenden, Bereichen, Standorten oder Gesellschaften steigt der Aufwand für Datenpflege, Abstimmung und Systemwechsel häufig weiter an.

Kann eine gewachsene Softwarelandschaft schrittweise konsolidiert werden?

Ja. Eine bestehende Softwarelandschaft muss nicht in einem einzigen Projekt vollständig umgebaut werden. Sinnvoll ist, zunächst die Prozesse zu betrachten, bei denen Medienbrüche, Mehrfachpflege oder manuelle Übergaben den größten Aufwand verursachen. Weitere Bereiche können anschließend schrittweise auf derselben Plattform weiterentwickelt werden.

Worin unterscheidet sich twyz von einer klassischen ERP-Komplettlösung?

Eine klassische ERP-Komplettlösung arbeitet häufig mit weitgehend vorgegebenen Standardprozessen. twyz verbindet umfassende ERP-Funktionen und eine gemeinsame Datenbasis mit der Möglichkeit, individuelle Unternehmensabläufe abzubilden. Standardisierte Prozesse können dort genutzt werden, wo sie passen, während geschäftskritische Besonderheiten erhalten bleiben können.

Welche Rolle spielt Automatisierung beim Zusammenführen von Insellösungen?

Automatisierung wird besonders sinnvoll, wenn Informationen, Zuständigkeiten und Prozessschritte bereits strukturiert zusammenhängen. Auf einer gemeinsamen Plattform können wiederkehrende Abläufe gezielter unterstützt und manuelle Zwischenschritte reduziert werden.

Wie kann KI von einer gemeinsamen Plattform profitieren?

Wenn Unternehmensinformationen strukturiert und im jeweiligen Prozesskontext verfügbar sind, kann KI diese Zusammenhänge gezielter nutzen. twyz.ai kann vorhandene Informationen beispielsweise leichter durchsuchen, zusammenfassen und im jeweiligen Arbeitskontext nutzbar machen. Dabei bleibt der Zugriff innerhalb der Berechtigungen des jeweiligen Nutzers.

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