Geschäftsprozesse digitalisieren und automatisieren.

Wenn Informationen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten digital verknüpft sind, entstehen durchgängige Prozesse. twyz verbindet gewachsene Unternehmensabläufe auf einer gemeinsamen Plattform und schafft die Grundlage, wiederkehrende Schritte gezielt zu automatisieren.

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Digital heißt nicht automatisch durchgängig

Mit zunehmenden Aufträgen, Mitarbeitenden, Standorten oder Sonderfällen wächst dieser Aufwand. Aus einzelnen digitalen Werkzeugen entsteht noch kein durchgängiger Geschäftsprozess.

Der entscheidende Schritt besteht deshalb nicht darin, einfach mehr Software einzusetzen.

Informationen, Zuständigkeiten und Arbeitsschritte müssen so miteinander verbunden werden, dass sie im weiteren Prozess genutzt werden können.

twyz schafft dafür eine gemeinsame, anpassbare Plattform und verbindet Prozesse dort.

Digitalisierung ist die Grundlage.
Automatisierung geht einen Schritt weiter.

Informationen und Abläufe digital verfügbar machen

Bei der Digitalisierung werden Daten, Dokumente und Arbeitsschritte aus Papier, einzelnen Dateien oder manuellen Ablagen in einen digitalen Prozess überführt.

Informationen zentral erfassen
Dokumente einem Vorgang zuordnen
Aufgaben und Status digital abbilden
Daten zwischen Unternehmensbereichen verfügbar machen

Wiederkehrende Schritte standardisieren

twyz unterstützt dafür unter anderem Rollen, Berechtigungen, Status, Aufgaben und Workflows. Welche Automatisierungen sinnvoll umgesetzt werden können, hängt vom jeweiligen Geschäftsprozess ab.

Freigabeabläufe strukturieren
Wiederkehrende Prozessschritte abbilden
Verantwortlichkeiten über Workflows steuern
Folgeprozesse auf Basis definierter Abläufe unterstützen

Ein Prozess endet nicht an der Abteilungsgrenze

Kunde & Anfrage Angebot & Auftrag Operative Bearbeitung Leistung oder Produktion Dokumentation Abrechnung Auswertung & Steuerung

Kunde und Anfrage

Ein durchgängiger Geschäftsprozess beginnt häufig bereits beim ersten Kundenkontakt.

Kundeninformationen, Anforderungen, Dokumente und bisherige Vorgänge bilden die Grundlage für die weitere Bearbeitung.

Werden diese Informationen strukturiert erfasst, müssen sie in späteren Prozessschritten nicht erneut zusammengesucht oder mehrfach eingegeben werden.

Kundenanfragen und Informationen digital erfassen

Angebot und Auftrag

Aus vorhandenen Kunden- und Anfragedaten entstehen Angebote und später Aufträge.

Relevante Informationen bleiben dabei mit dem Vorgang verbunden und stehen für die weitere Bearbeitung zur Verfügung.

So werden Übergaben zwischen Vertrieb, kaufmännischer Abwicklung und operativen Bereichen nachvollziehbarer und doppelte Dateneingaben können reduziert werden.

Angebote und Aufträge durchgängig weiterführen

Operative Bearbeitung

Nach der Auftragserteilung beginnt die eigentliche operative Umsetzung.

Je nach Unternehmen werden Projekte geplant, Einsätze koordiniert, Ressourcen zugeordnet oder weitere Arbeitsschritte vorbereitet.

Aufgaben, Termine, Zuständigkeiten und Bearbeitungsstände bleiben mit dem zugrunde liegenden Vorgang verbunden und schaffen eine gemeinsame Grundlage für die beteiligten Bereiche.

Operative Prozesse und Zuständigkeiten verbinden

Leistung oder Produktion

Je nach Geschäftsmodell folgt die Erbringung einer Dienstleistung, die Bearbeitung eines Projekts oder die Produktion und Montage.

In Produktionsunternehmen können dabei unter anderem Arbeitsvorbereitung, Einkauf, Lager, Fertigung oder Montage und Qualität zusammenspielen.

Entscheidend ist, dass relevante Informationen aus den vorherigen Schritten im operativen Ablauf weiter genutzt werden können.

Leistungserbringung und Produktion in den Gesamtprozess einbinden

Dokumentation

Dokumente, Rückmeldungen und weitere Informationen entstehen während des gesamten Geschäftsprozesses.

Werden sie direkt mit Kunden, Aufträgen, Projekten oder anderen Vorgängen verbunden, bleiben sie im richtigen Zusammenhang verfügbar.

Mitarbeitende müssen wichtige Informationen dadurch weniger in E-Mail-Postfächern, Ordnern oder separaten Ablagen suchen.

Dokumente und Informationen direkt am Vorgang verfügbar machen

Abrechnung

Am Ende der operativen Leistung stehen die Informationen zur Verfügung, die für die kaufmännische Weiterverarbeitung relevant sind.

Wenn Aufträge, Leistungen, Zeiten, Material und Dokumentation miteinander verbunden sind, lassen sich operative und kaufmännische Abläufe besser zusammenführen.

Manuelle Abstimmungen zwischen Fachbereichen und Abrechnung werden dadurch reduziert.

Auswertung und Steuerung

Durchgängige Prozesse schaffen eine bessere Grundlage für Auswertungen und Unternehmenssteuerung.

Informationen zu Aufträgen, Projekten, Leistungen, Material, Terminen oder kaufmännischen Ergebnissen müssen weniger aus verschiedenen Quellen zusammengeführt werden.

So lassen sich Zusammenhänge, Bearbeitungsstände und Entwicklungen transparenter betrachten.

Geschäftsprozesse auf gemeinsamer Datenbasis auswerten

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Was verändert sich durch Digitalisierung und Automatisierung?

Der Nutzen digitaler Prozesse entsteht vor allem dann, wenn Informationen im weiteren Ablauf verfügbar bleiben und unnötige manuelle Schritte entfallen.

Weniger Mehrfachpflege

Bereits vorhandene Informationen können im weiteren Prozess genutzt werden. Das reduziert doppelte Eingaben, Pflegeaufwand und unterschiedliche Datenstände.

Weniger manuelle Übergaben

Daten, Dokumente und Status bleiben im Prozess verfügbar. Informationen müssen dadurch seltener per E-Mail, Excel oder Papier weitergegeben werden.

Klare Verantwortlichkeiten

Rollen, Aufgaben, Status und Freigaben zeigen, wer einen Vorgang bearbeitet und welcher Schritt als Nächstes folgt.

Mehr Transparenz

Relevante Informationen lassen sich stärker im Zusammenhang betrachten. Bearbeitungsstände, Engpässe und offene Aufgaben werden schneller sichtbar.

Weniger Personenabhängigkeit

Prozesswissen bleibt nachvollziehbarer im System und hängt weniger von einzelnen Dateien, E-Mail-Postfächern oder Personen ab.

Bessere Skalierbarkeit

Strukturierte Abläufe helfen, mehr Aufträge, Mitarbeitende oder Standorte zu steuern, ohne dass der Verwaltungsaufwand im gleichen Maß mitwächst.

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Wo bremsen manuelle Abläufe Ihr Unternehmen heute?

Im persönlichen Gespräch betrachten wir gemeinsam, wo Informationen, Systeme und Arbeitsschritte heute nicht durchgängig zusammenspielen und welche Prozesse sich sinnvoll digitalisieren oder weiterentwickeln lassen.

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Häufig gestellte Fragen

Was bedeutet Geschäftsprozesse digitalisieren?

Geschäftsprozesse zu digitalisieren bedeutet, Informationen, Dokumente, Aufgaben und Arbeitsschritte in einem digitalen Ablauf abzubilden. Ziel ist nicht nur, Papier durch Software zu ersetzen. Daten sollen strukturiert verfügbar sein und im weiteren Prozess genutzt werden können, damit Medienbrüche und manuelle Übertragungen reduziert werden.

Was ist der Unterschied zwischen Digitalisierung und Prozessautomatisierung?

Digitalisierung schafft zunächst die digitale Grundlage für einen Geschäftsprozess. Informationen und Arbeitsschritte werden strukturiert in digitalen Systemen abgebildet. Bei der Prozessautomatisierung werden darauf aufbauend geeignete wiederkehrende Schritte durch definierte Regeln, Status oder Workflows unterstützt beziehungsweise automatisch weitergeführt.

Welche Geschäftsprozesse können mit twyz digitalisiert werden?

twyz verbindet unterschiedliche Unternehmensbereiche wie Kunden und Vertrieb, Angebote und Aufträge, Projekte und Leistungen, Warenwirtschaft, Produktion, Dokumente sowie kaufmännische Prozesse. Welche Bereiche und Abläufe für ein Unternehmen sinnvoll zusammengeführt werden, wird anhand der konkreten Prozess- und Systemlandschaft festgelegt.

Müssen bestehende Prozesse vollständig verändert werden?

Nein. Bei der Digitalisierung mit twyz geht es nicht darum, bewährte Abläufe grundsätzlich zu ersetzen. Zunächst wird betrachtet, welche Prozesse funktionieren, wo Medienbrüche entstehen und welche Besonderheiten geschäftskritisch sind. Standardisierung und individuelle Unternehmenslogik können anschließend gezielt miteinander verbunden werden.

Muss das gesamte Unternehmen auf einmal digitalisiert werden?

Nein. Eine Einführung kann schrittweise erfolgen. Sinnvoll ist häufig, mit einem Prozess zu beginnen, bei dem manueller Aufwand, Doppelpflege oder fehlende Transparenz besonders relevant sind. Nach der Einführung und Prüfung im Arbeitsalltag können weitere Abläufe und Unternehmensbereiche ergänzt werden.

Welche Prozesse lassen sich mit twyz automatisieren?

twyz unterstützt Rollen, Berechtigungen, Status, Aufgaben und Workflows und schafft damit eine Grundlage für strukturierte und wiederkehrende Abläufe. Welche konkreten Prozessschritte automatisiert werden können und sinnvoll sind, muss anhand des jeweiligen Unternehmensprozesses und der fachlichen Anforderungen geprüft werden.

Können vorhandene Systeme weiterhin genutzt werden?

Das hängt von der bestehenden Systemlandschaft ab. Im Rahmen der Prozessanalyse wird geprüft, welche Systeme sinnvoll erhalten und integriert, welche Abläufe auf twyz übertragen und welche Einzellösungen gegebenenfalls schrittweise abgelöst werden sollen. Eine konkrete Integration wird anhand der vorhandenen Systeme und Schnittstellen bewertet.

Wie unterstützt KI bei digitalisierten Geschäftsprozessen?

twyz.ai kann vorhandene Unternehmensinformationen, Daten und Wissen im jeweiligen Arbeitskontext leichter zugänglich machen. Dazu gehören beispielsweise das Auffinden und Zusammenfassen vorhandener Informationen. Dabei gelten die jeweiligen Zugriffsberechtigungen des Nutzers. KI ergänzt damit den Geschäftsprozess, anstatt als isoliertes Werkzeug daneben zu stehen.

Für welche Unternehmen eignet sich twyz zur Prozessdigitalisierung?

twyz eignet sich besonders für gewachsene mittelständische Unternehmen mit komplexeren, bereichsübergreifenden oder individuellen Abläufen. Relevant wird die Plattform insbesondere dann, wenn ERP, Excel, E-Mail und Einzellösungen keinen durchgängigen Prozess mehr bilden und Administration, Abstimmung oder Personenabhängigkeit mit dem Unternehmen wachsen.

Warum sollte ein Prozess vor der Automatisierung analysiert werden?

Automatisierung ist besonders sinnvoll, wenn Abläufe, Daten und Verantwortlichkeiten klar definiert sind. Wird ein ineffizienter oder unklarer Prozess lediglich automatisiert, bleiben seine grundlegenden Schwächen bestehen. Deshalb sollten zuerst Prozessbrüche und Anforderungen verstanden, anschließend die digitale Grundlage geschaffen und darauf aufbauend passende Automatisierungen definiert werden.

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